Zapisnik
s sestanka Skup��ine izvajalcev
referen�nega servisa Vpra�aj knji�ni�arja

Uvodoma je mag. Marta Seljak pozdravila vse prisotne ter predlagala dnevni red sestanka. Prva to�ka dnevnega reda je bila imenovanje Sveta izvajalcev referen�nega servisa Vpra�aj knji�ni�arja (v nadaljevanju Svet), ki ga sestavljajo po en koordinator iz splo�nih knji�nic, en koordinator iz visoko�olskih knji�nic in koordinator iz IZUM-a. Izvoljeni predstavnik visoko�olskih knji�nic bo glede na 3. �len Pogodbe o izvajanju referen�nega servisa Vpra�aj knji�ni�arja v sistemu COBISS.SI (v nadaljevanju Pogodba) prvi predsednik Skup��ine izvajalcev referen�nega servisa Vpra�aj knji�ni�arja (v nadaljevanju Skup��ina). Z javnim glasovanjem so bili v Svet izvoljeni Ivan Kani� iz CEKLJ (iz vrst petih koordinatorjev visoko�olskih knji�nic), Alenka Radelj iz SIKCE (iz vrst petih koordinatorjev splo�nih knji�nic) in Marta Seljak (koordinatorka iz IZUM-a). Tajnik in administrativna podpora stav IZUM-u. Ivan Kani� je v funkciji predsednika Skup��ine prevzel vodenje sestanka in napovedal naslednjo to�ko dnevnega reda, to je obravnava dosedanjih izku�enj izvajanja referen�nega servisa.

Mag. Marta Seljak je povedala, da smo pripravili novo poro�ilo o izvajanju referen�nega servisa (Priloga 1 k zapisniku), ki ga je v nadaljevanju predstavila Apolonija Marolt Zupan. Glede prve to�ke poro�ila je poudarila, da knji�ni�arji/informatorji pri odgovorih velikokrat uporabljajo nedelujo�e povezave, na kar naj jih koordinatorji opozorijo. Pri drugi to�ki poro�ila glede vpra�anj, ki jih uporabnik postavi po 15. uri (misle�, da bo na vpra�anje odgovorila tisti dan de�urna knji�nica), je bil sprejet sklep, da se pravila ne menjajo. �e de�urni knji�ni�ar/informator dobi vpra�anje, za katerega meni, da bi nanj bolje odgovorili v drugi knji�nici, jih lahko zaprosi za pomo� (npr. po telefonu), vendar pa je njegova dol�nost, da odgovori uporabniku.

Glede tretje to�ke poro�ila, ki obravnava priporo�eno ravnanje knji�ni�arja/informatorja, kadar se klepet pred�asno prekine, je bil sprejet sklep, da mora knji�ni�ar/informator v takem primeru uporabniku poslati odgovor kasneje po e-po�ti (seveda, �e je uporabnik v obrazec za klepet vpisal e-naslov).

Pri obravnavi �etrte in pete to�ke poro�ila je mag. Marta Seljak poudarila pomen pravo�asnega prevzemanja klepeta, saj so statistike pokazale, da je odzivni �as knji�ni�arjev/informatorjev velikokrat predolg. Sprejet je bil sklep, da mora de�urni knji�ni�ar/informator takoj prevzeti vse klepete, ki so namenjeni njegovi instituciji (v primeru ve� hkratnih zahtev za klepet mora prevzeti vse uporabnike ter jim sporo�iti, naj trenutek po�akajo). Kadar de�urni knji�ni�ar/informator opazi, da drug de�urni knji�ni�ar/informator predolgo ne prevzame klepeta (oz. sumi, da le-ta ni opazil zahteve za klepet), ga mora o tem takoj obvestiti po telefonu, ne pa prevzeti zahteve za klepet. �e se zgodi, da je uporabnik prekinil klepet, preden ga je knji�ni�ar/informator prevzel, mu lahko knji�ni�ar/informator po�lje sporo�ilo, v katerem ga pozove k ponovni uporabi storitev servisa (seveda le, �e je uporabnik navedel svoj e-naslov).

Pri �esti to�ki poro�ila je Apolonija Marolt Zupan poudarila pomen dodeljevanja pravilnega statusa kon�anim klepetom, saj knji�ni�arji/informatorji ravno zaradi nepravilnega statusa pozabijo naknadno (�e je to potrebno) odgovoriti uporabniku.

Glede sedme to�ke poro�ila je bil sprejet dogovor, da mora vsak knji�ni�ar/informator odgovoriti na "svoja" vpra�anja; �e meni, da pozna odgovor tudi na vpra�anje, ki ga je prejel drug knji�ni�ar/informator, mu odgovor lahko posreduje v opombi pri vpra�anju (opomb namre� uporabnik v odgovoru ne prejme, vidijo pa jih vsi knji�ni�arji/informatorji).

Pri osmi to�ki poro�ila je bil sprejet sklep, da mora na vpra�anje (�etudi je bilo naslovljeno na dolo�eno knji�nico) odgovoriti knji�nica, ki je tisti dan de�urna. �e pa se zgodi, da uporabnik postavi vpra�anje preko ukaza "Reply" (kot je opisano v deveti to�ki poro�ila), pa nanj odgovarja knji�ni�ar/informator, ki mu je le-to avtomatsko dodeljeno. Dogovorjeno je bilo, da bomo v odgovor, ki ga prejme uporabnik po e-po�ti, dodali tipsko sporo�ilo; z njim bo uporabnik seznanjen, da bo v primeru uporabe ukaza"Reply" na odgovor morda �akal ve� kot 24 ur.

Glede desete to�ke poro�ila je bil sprejet sklep o dopolnitvi obrazca za klepet, tako da bo ob praznikih pisalo, da je praznik, namesto imen de�urnih knji�nic. Dogovorjeno je bilo tudi, da mora na vpra�anja, prispela med prazniki, takoj po praznikih odgovoriti tista knji�nica, ki bi bila na dan praznika de�urna (torej mora knji�nica, ki je de�urna prvi dan po praznikih, odgovoriti le na"svoja" vpra�anja, ne pa tudi na vpra�anja, prispela med prazniki).

V nadaljevanju je mag. Marta Seljak izpostavila problem nadome��anja de�urstva v primeru odsotnosti oz. zaprtosti knji�nice. Sprejet je bil sklep, da si mora v primeru odsotnosti oz. zaprtosti vsaka knji�nica poiskati nadomestilo v okviru svoje skupine knji�nic (splo�ne, visoko�olske).

V nadaljevanju je Davor Bra�ko prebral predloge, ki jih je poslal mag. Marijan �poljar po e-po�ti. Pojasnil je, da je ve�ina predlogov vezana na programsko opremo, na katero pa nimamo vpliva. Sprejet je bil sklep, da bomo v IZUM-u pripravili tehni�na navodila za klepet, razmislili pa bomo tudi o ponovnem te�aju.

Glede statistik referen�nega servisa je bil sprejet sklep, da bomo klasi�ne statistike po�iljali tedensko, ankete in statistike po knji�nicah pa mese�no. Sledila je razprava o vklju�itvi nove knji�nice (Osrednja humanisti�na knji�nica v Ljubljani), ki je izrazila zanimanje za sodelovanje v referen�nem servisu. Sprejet je bil sklep, da knji�nica lahko pristopi.

V nadaljevanju so vsi prisotni prejeli dokument s predlogom logotipa referen�nega servisa (Priloga 2 k zapisniku). Pojavilo se je vpra�anje, ali je obvezno, da ima vsaka knji�nica na vstopni strani logotip referen�nega servisa, saj bi uporabnik, ki bo preko dolo�ene knji�nice vstopil na spletno stran referen�nega servisa, lahko imel ob�utek, da bo komuniciral s knji�ni�arji/informatorji te knji�nice; to pa ne bo vedno res. Sprejet je bil sklep, da bomo v naslednjih dveh tednih zbirali predloge in mnenja glede logotipa referen�nega servisa.

Ivan Kani� je predlagal, da bi bilo teko�e probleme treba vedno sproti dokumentirati in jih po�iljati v IZUM ali njemu osebno. Dogovorjeno je bilo, da bi IZUM pripravil inicialni dokument glede pravil za vnos v bazo znanja. Sonja Poga�nik je povedala, da imajo v knji�nici te�ave z ustrezno opremo (pomanjkanje osebnih ra�unalnikov). Dogovorili smo se tudi, da v primeru tehni�nih te�av (prekinitev) knji�ni�arji/informatorji to takoj sporo�ijo v IZUM, kjer bomo sku�ali odkriti vzrok te�av. Ob zaklju�ku je Ivan Kani� predlagal, da bi bil naslednji sestanek konec maja 2005.

Zapisala: 

Maribor, 02. 03. 2005

Priloge:

1. Poro�ilo o izvajanju referen�nega servisa
2. Predlog logotipa