Zapisnik

s sestanka o izbolj�avah statisti�nih podatkov za letna poro�ila splo�nih knji�nic

1. Ugotovitve s te�aja Predstavitev novosti - COBISS/Izpisi - statistike
2. Vsebina obrazca "Podatki o splo�ni knji�nici. Poro�ilo za leto 2001"
3. Program za statistike v segmentu COBISS/Izpisi in mo�ne dopolnitve
4. Razno

Po uvodnem pozdravu je mag. Marta Seljak predala besedo ravnateljici splo�ne knji�nice �i�ka, gospe Marjeti Kamen�ek. Gospa Kamen�ek je povedala, da so na te�ajih, ki so bili organizirani prav za potrebe splo�nih knji�nic in njihovih statistik, razre�ili �e mnogo dvomov in te�av. Ugotovili so tudi nekaj pomanjkljivosti in napak, na splo�no pa so zelo zadovoljni. Opozorila je na potrebo po enozna�nih tabelah in parametri h za statistike splo�nih knji�nic ter na vpra�anje referen�ne zbirke.

Nato je mag. Ale� Bo�njak predstavil vsebino obrazca "Podatki o splo�ni knji�nici. Poro�ilo za leto 2001". Povedal je, da se v nekaterih tabelah na istem nivoju razvr��anje izvaja po razli�nih vsebinah (monografske/serijske publikacije, knji�no/neknji�no gradivo itd.). V takih primerih ne moremo se�tevati vsebinsko razli�nih stvari, zato bi bilo treba z razvr��anjem vgnezdenih struktur tak�ne sestavljene tabele spremeniti v enostavne. S t em bi pri nekaterih obstoje�ih tabelah pridobili nekaj dodatnih vrstic in kolon, osnovna vsebina in podatki v tabelah pa bi ostali nespremenjeni.

Dobro bi bilo tudi dopolniti navodila k posameznim tabelam z navedbo uporabe konkretnih polj in podpolj in s tem omogo�iti enoten kriterij za izvedbo statistik v sistemu COBISS. Trenutno so navodila za letna poro�ila prilagojena ro�nemu izpolnjevanju in obdelavi tabel. To bi bilo klju�nega pomena predvsem za tiste knji�nice, ki statistike izvajajo v sistemu COBIS S, ker bi s tem poenotile trenutno �e nepopoln vnos v dolo�ena podpolja. Navodila morajo vsebovati razlago o �tetju gradiva po naslovih glede na obmo�je knji�nice ali podlokacijo. Zaradi razli�nega prikazovanja prihaja do napa�nih rezultatov, saj aritm eti�na vsota prirasta naslovov po podlokacijah obi�ajno ne pomeni celotnega prirasta naslovov v knji�nici.

Na podpolja za potrebe statistik opozarja v to�ki 4.5 tudi zapisnik PSZ (podatki o stanju zaloge). Opaziti je, da so v skladu z zapisnikom PSZ knji�nice �e uspele izbolj�ati vnos v omenjena podpolja. S tem so se izbolj�ali tudi rezultati pri tistih statistikah prirasta gradiva, kjer se uporabljajo novej�i zapisi. Pri�akujemo, da bo vpliv na statistike v izposoji viden �ele �ez nekaj let. Vsako na novo vklju�eno knji�nico je treba pri pripravi zapisnika PSZ posebej opozoriti na to�ko, ki govori o statistikah.

Sledila je predstavitev mo�nih dopolnitev v programu za statistike v segmentu COBISS/Izpisi. Ugotovljeno je bilo, da so dopolnitve v programu odvisne od tega, kako uspe�no bodo preoblikovane obstoje�e tabele in s tem omogo�en �im bolj direkten prenos iz tabele v sistemu COBISS (datoteka v EXCEL-u) v predloge letnega obrazca. Prenos je mo�en �e sedaj, vendar je v COBISS-u pri nekaterih tabelah tr eba izdelati ve� tabel in te potem prenesti v letni obrazec v obliki ene sestavljene tabele.

Med predstavitvijo mag. Bo�njaka je dr. Novljanova prosila, da ji v prihodnje sproti po�iljamo/sporo�amo vpra�anja in probleme, na katere opozorijo knji�ni�arji na te�ajih. Pripravljena se je prilagoditi in dogovoriti o morebitnih dopolnitvah in spremembah tabel letnega poro�ila. 

Omenjen je bil tudi problem "mejnega" gradiva (mladina/odrasli). Dogovorjeno je, da se "mejno" gradivo obravnava kot gradivo za "odrasle" ali v skladu s podatkom v podpolju 100e (koda namembnosti) ne glede na to, kak�en je podatek o postavitvi (v signaturi).

Sprejet je bil sklep, da IZUM pripravi predlog dopolnitev, sprememb, navodil in tabel v letnem poro�ilu, v programski opremi pa zaenkrat dopolni samo najnujnej�e. Med debato o navodilih in razlagi pojmov smo pri�li do zaklju�ka, da bi morali na te�ajih v IZUM-u posebej opozarjati na polja in podpolja, ki so pomembna za potrebe statistik, ter v te�aje vklju�iti vse novosti (npr. Excel). Gospa Kamen�ek je izrazila �eljo, da se poenotijo parametrske datoteke. Ideja, da bi v menijih p onudili enotna imena, je bila ocenjena kot neizvedljiva, saj npr. statistike STA001 ne pripravljajo in izpisujejo samo splo�ne knji�nice temve� tudi druge knji�nice.

Mag. Seljakova je pojasnila, da bi bilo zelo zanimivo izdelati primerjalno analizo parametrskih datotek vseh knji�nic, vendar bi to zahtevalo vklju�itev precej resursov. Mag. Bo�njak pa je dodal, da bi bila tak�na analiza danes porazna. Tipske re�itve lahko ponudimo, takoj ko bo dose�en dogovor o  pravilih za enoten vnos. Vsekakor je treba pove�ati aktivnosti usklajevanja med Dr�avno mati�no slu�bo NUK-a in IZUM-om, da se poenotijo terminologija, definicije in vnos podatkov v COBISS , kar je pogoj za pripravo tipiziranih statisti�nih pregledov na ravni posamezne knji�nice, skupine knji�nic in sistema COBISS kot celote.

Na koncu je dr. Novljanovo zanimalo, ali obstaja te�aj, kjer bi se v nekaj korakih nau�ila priti do statistik posameznih knji�nic (v sistemu COBISS). Primerjala bi jih s statistikami, ki jih dobi iz knji�nic.

Predstavniki IZUM-a so predlagali, da se na enem od prihodnjih rednih sre�anj splo�nih knji�nic vklju�i v dnevni red tudi predstavitev problematike statistik, saj se na tak�nem sre�anju zberejo ravnatelji in knji�ni�arji. Zraven bi povabili �e predstavnika IZUM-a.

Gospod Jo�e Vugrinec je prosil, da zapisnik pripravi IZUM in ga po�lje tudi dr. Da�i�evi.

Zapisal(-a):
mag. Ale� Bo�njak
Romana Muhvi� �umandl

Maribor, 29. 03. 2001