Zapisnik

s posveta delovne skupine za prenos zapisov iz baze podatkov WorldCat

Uvodoma je gospa Seljak pozdravila vse prisotne in predstavila namen sre�anja, tj. izmenjavo izku�enj pri prevzemanju zapisov iz baze podatkov WorldCat ter potrebo po racionalizaciji uporabe servisa. V prvih dveh mesecih delovanja servisa je bilo prevzetih 1756 zapisov, kar predstavlja 15 odstotkov vseh novokreiranih zapisov za tuje monografske publikacije v COBIB-u v tem obdobju. Servis se pla�uje na osnovi �tevila transakcij search/export. �tevilo transakcij search/export na en prevzeti zapis se je od februarja na marec pove�alo z 2,94 na 4,16,  isto�asno pa se je zni�ala uporaba servisa FirstSearch. Iz tega je mo�no sklepati, da katalogizatorji uporabljajo servis za katalogizacijo Z39.50 (Z39.50 Cataloguing) namesto servisa FirstSearch tudi za iskanje informacij. Z vidika stro�kov je nesprejemljivo, da servis FirstSearch ni bolj izkori��en. Da bi racionalizirali �tevilo iskanj, je gospa Seljak predlagala avtomatsko preusmeritev iskanja na servis FirstSearch, kadar zapisa ni mo� najti po standardni ali identifikacijski �tevilki. Prisotne je nato povabila, da povedo svoje izku�nje, mnenja in te�ave.

Gospa Toma�i� iz Narodnega muzeja Slovenije je povedala, da je nov servis v njihovi knji�nici dobrodo�el. Od za�etka delovanja servisa do dneva sestanka so prevzeli 303 zapise, kar predstavlja 47 odstotkov vseh novokreiranih zapisov v tem obdobju. Po njenih izku�njah je treba iskati �im bolj ciljno; tako dobi ustrezne zadetke. Zapise prevzemajo tudi, kadar gre za razli�ne izdaje publikacij. Prevzeti zapis uporabijo kot osnovo, podobno kot pri ukazu new include (COBISS/Katalogizacija), in ga nato iz baze podatkov COBIB bri�ejo. V knji�nici doslej niso imeli te�av niti s hitrostjo komunikacij niti z dostopnostjo servisa.
Gospa Bre�ar je pojasnila, da pri prevzemanju zapisa za obdelavo podobnih publikacij ni treba izvajati ukaza new include. Zadostuje namre�, da v prevzetem zapisu zbri�ejo polje 001e, s �imer se pretrga povezava z originalnim zapisom iz baze podatkov WorldCat, seveda pa pri originalnem zapisu v bazi podatkov WorldCat ostane oznaka zaloge IZ$.

Gospa Ben�ina s Filozofske fakultete dela v knji�nici oddelka za germanistiko. Ve�ina gradiva, ki ga obdeluje, je retrospektivnega. Ocenjuje, da lahko za 90 odstotkov gradiva zapise prevzame iz baze podatkov WorldCat. Ve�je te�ave se pojavljajo pri iskanju ustreznih zapisov; predvsem je poudarila te�ave z diakriti�nimi znamenji. V�asih je treba za prevzem enega zapisa izvesti do sedem iskanj. Pojavljajo se tudi te�ave z dostopom do servisa. Po njeni oceni servis ni bil dostopen povpre�no dva dni na teden, �eprav je bil COBISS v tem �asu dostopen. Te te�ave povezuje s te�avami, ki se tudi sicer pojavljajo v njihovi lokalni mre�i.

Gospa �ulek iz mariborske Pedago�ke fakultete je servis ocenila kot zelo koristen, �e zlasti pri obdelavi ve�je koli�ine publikacij, ki so jih dobili kot dar iz Kanade (v angle�kem in francoskem jeziku). Ocenjuje, da lahko zapise iz baze podatkov WorldCat prevzame za pribli�no 25 odstotkov vseh publikacij, ki jih na novo obdeluje. Tudi ona ima te�ave pri iskanju zapisov z diakriti�nimi znamenji. Ve�krat je naletela tudi na duplicirane ali multiplicirane zapise. V knji�nici so se odlo�ili, da predmetnih oznak v angle�kem in francoskem jeziku iz zapisov ne bodo brisali. Prevzeli so tudi zapise za neknji�no gradivo (atlas), kjer prav tako niso opazili te�av. Te�av z dostopom do servisa nimajo (razen med 8. in 9. uro dopoldne), zadovoljiva je tudi hitrost komunikacije.
Glede prevzemanja neknji�nega gradiva je gospa Bre�ar pojasnila, da konverzija iz formata USMARC v format COMARC za ta tip gradiva ni popolna; prevzeti zapis je zato treba bolj temeljito popraviti. Gospod Vehovec pa je pojasnil, da servis v �asu med 8. in 9. uro dopoldne ni dostopen zaradi varovanja podatkov, ki se izvaja v tem �asu na ra�unalniku v Ameriki.

Gospa Petek iz Centralne tehni�ke knji�nice je povedala, da imajo s servisom dobre izku�nje. Tri �etrtine gradiva, ki ga obdeluje, je v angle�kem jeziku, in ocenjuje, da lahko za 90 odstotkov tega gradiva zapise prevzame iz baze podatkov WorldCat. S prevzemom je dose�en prihranek pri �asu obdelave. Ustreza jim tudi, da je treba standardno �tevilko (ISBN) vpisati samo enkrat, nakar se izvede iskanje v bazi podatkov COBIB in nato tudi v WorldCat. Tako iskanje (z enkratnim vpisovanjem podatkov) bi �eleli tudi za druge indekse, npr. za iskanje po avtorju ali naslovu. Nepravilnost v prevzetih zapisih, ki se pogosto pojavlja in jih moti, je, da se v polje 100b vpisuje koda d (monografska publikacija, zaklju�ena) namesto kode h (monografska publikacija z letom izida in copyrighta), kar se ne ujema z vpisom v polje 210d. Moti jih tudi, da se v polje 215a strani, vpisane z rimskimi �tevilkami, prenesejo z malimi �rkami.
Gospa Bre�ar je pojasnila, da vpis razli�nih kod v polje 100b izhaja iz uporabe razli�nih katalogizacijskih pravil. Konverzija malih rimskih �tevilk v velike lahko povzro�i napake, ker programsko ni mo�no lo�iti, kdaj gre za rimske �tevilke in kdaj za �rke. Gospa Kani� je pripomnila, da vnos v polje 215 pogosto v celoti ne ustreza, zato velikost rimskih �tevilk ni bistvena. Udele�enci sestanka so se strinjali, da programska kontrola ujemanja vnosov v polja 100b in 210d zaenkrat ni potrebna. Gospod Vehovec je obljubil, da bo IZUM preu�il mo�nost izvajanja iskanj s samo enkratnim vpisovanjem podatkov za iskanje po avtorju ali naslovu.

Gospa Kursar Tr�ek z Ministrstva za notranje zadeve je povedala, da je ve�ina gradiva, ki ga obdelujejo, v tujih jezikih in da lahko prevzame zapise za okoli 90 odstotkov tega gradiva. Ve�jih te�av nimajo, moti pa jo, da se alternativni in sekundarni avtorji vpisujejo v polje 702. Poudarila je, da je treba dosledno dodajati NSB-znake, ter povedala, da se v dolo�enih primerih po uporabi kombinacije tipk CTRL in D v polju 010a �rtice v ISBN samodejno pravilno razporedijo. Gospa Han�i�, prav tako z Ministrstva, se ukvarja s predmetno obdelavo; dodala je, da so s servisom zadovoljni, saj je pribli�no 90 odstotkov  prevzetih zapisov vsebovalo ustrezne predmetne oznake. Angle�kim predmetnim oznakam dodajo �e slovenske.
Gospa Bre�ar je pojasnila, da v formatu USMARC pri novej�ih zapisih ni razlikovanja pri vpisih alternativnega in sekundarnega avtorstva, zato natan�na konverzija ni mogo�a.

Gospod Krstulovi� iz Narodne in univerzitetne knji�nice je razlo�il, da so se v za�etku prevzemanja zapisov lotili v omejenem obsegu, saj so se odlo�ili, da bodo analizirali vzorec zapisov. Preveriti so �eleli, kako tak�no prevzemanje vpliva na katalogizacijsko prakso in kaj to pomeni na operativni ravni, npr. katera polja je treba vedno popraviti, katere napake katalogizatorji pogosto spregledajo. Analiza je bila �e posebej natan�na za bloka 1XX in 2XX. Ugotoviti so �eleli, kako se razlikuje avtorstvo glede na razli�no katalogizacijsko prakso in kaj prinese prevzeti koncept predmetnih oznak (kaj pomeni, �e v zapisih ostanejo tuje predmetne oznake). Nato je gospa Kani� podala izsledke analiz. Povedala je, da pri njih delajo po sistemu >teko�ega traku<, tako da ni natan�no seznanjena s te�avami, ki se pojavljajo pri iskanju ustreznih zapisov v bazi podatkov WorldCat. Ocenili so, da so bibliografski opisi dokaj dobri, po napakah izstopata polji 105 in 215, kar je posledica razlik med AACR2 in na�imi pravili. Opombe se prena�ajo v angle�kem jeziku in jih je treba posloveniti, opazili pa so, da so opombe v precej zapisih ostale v angle��ini. Zapisi, ki so jih prevzemali v NUK-u, so bili za rusko literaturo, pri �emer so opazili precej odstopanj pri transliteraciji. To je lahko zavajajo�e zlasti v zapisih, ki so jih prevzeli in popravili tisti katalogizatorji, ki transliteracije ne obvladajo dobro in lahko odstopanja spregledajo. Opozarjajo �e na potrebne popravke v bloku 7XX, saj se koncepta avtorstva in oblikovanje zna�nic po AACR2 in po na�ih pravilih razlikujeta. �asovno ni bistvene razlike, �e prevzamejo zapis iz baze podatkov COBIB ali iz baze podatkov WorldCat, je pa hitreje, kot �e bi kreirali nov zapis. Gospod Krstulovi� je povedal �e, da so njihovo pozornost vzbudili tudi zapisi za neknji�no gradivo (9 zapisov za muzikalije), ki so bili iz baze podatkov WorldCat samo prevzeti in ni� popravljeni. Glede vsebinske obdelave in navodila, naj tujih predmetnih oznak iz zapisov ne bi brisali, je pripomnil, da bo le manj�i del zapisov v COBIB-u tako imel tujejezi�ne predmetne oznake, kar kon�nim uporabnikom ne bo dosti koristilo. Opozoril je tudi na konceptualne razlike med geslovnikom LCSH, ki se uporablja v bazi podatkov WorldCat, in med lokalnimi geslovniki knji�nic. Ugotovil je, da katalogizatorji potrebujejo splo�na navodila za prevzem zapisov iz baze podatkov WorldCat, in predlagal, da bi Komisija za katalogizacijo pri ZBDS taka navodila pripravila.
Gospa Seljak je pojasnila, da je bila prva verzija navodil za katalogizatorje prilo�ena dopisu - obvestilu o uvedbi servisa. Navodila bodo vklju�ena tudi v priro�nika COBISS/Katalogizacija in/ali COMARC, dopolnjene pa bodo tudi programske kontrole v segmentu COBISS/Katalogizacija. Glede vsebinske obdelave v COBISS-u �e ni dokon�nih dogovorov, tako da zapisi v COBIB-u niso enotno vsebinsko obdelani (razen zapisov za nacionalno bibliografijo). Predmetne oznake iz mednarodno naj�ir�e uveljavljenega geslovnika Library of Congress Subject Headings - LCSH v prevzetih zapisih bi bilo �koda brisati, saj ne morejo biti mote�e, ampak so koristen prispevek za COBIB, �e posebej dolgoro�no, ko bo �tevilo prevzetih zapisov naraslo. Poleg tega pa se programsko dodaja tudi koda geslovnika, tako da bi bilo mo�no po potrebi te predmetne oznake tudi programsko brisati. V tem trenutku bi bilo te�ko dati enotna navodila za dopolnjevanje teh zapisov s slovenskimi predmetnimi oznakami, saj posamezne knji�nice uporabljajo razli�ne sisteme predmetnih oznak in razli�ne lokalne geslovnike. Smiselno je, da do takrat, ko bo vsebinska obdelava v COBISS-u enotno urejena, knji�nice dodajajo slovenske predmetne oznake v skladu z dosedanjo prakso.

Gospa Tu� iz Teolo�ke knji�nice Maribor je opozorila na zanjo zelo pere� problem vnosa imen svetnikov v polje 600. Zanimalo jo je, ali naj imena pusti v angle��ini, jih sloveni ali jih naj pi�e v latin��ini. 
Gospa Kani� je povedala, da se mora vnos v polje 600 ujemati z vnosom v polja bloka 7XX, normativna kontrola imen pa se bo vr�ila ne glede na to, v katerem polju se bo ime pojavljalo. Gospa Seljak je poudarila, da je odlo�itev o na�inu vnosa v polja 600 odvisna predvsem od na�ina implementacije normativne kontrole v COBISS. Gospa Bre�ar je opozorila, da bodo v bazo podatkov CONOR konvertirana vsa imena iz polj 600 in da bo tako nastalo bazo podatkov treba �istiti. Gospa Kani� je dodala, da bo normativno datoteko v vsakem primeru treba �istiti, te�ave z imeni svetnikov pa se bodo pojavile tudi pri normativni datoteki slovenskih imen. Gospod Krstulovi� je omenil, da se bo podoben problem pojavil tudi pri ruskih imenih. Gospa Toma�i� je dodala, da je treba narediti kazalke v polja 960, gospod Tr�an pa, da se bo problem po uvedbi normativne kontrole pojavil pri vseh predmetnih oznakah (60X).

Gospa Tav�ar s Fakultete za �port je bila ob uvedbi servisa navdu�ena. Prevzame lahko zapise za 90 do 95 odstotkov gradiva, ki ga obdeluje. Ve�jih problemov nima, zaenkrat v zapisih tudi ni na�la ve�jih napak. Zgodilo se je, da so bile vpisane napa�ne kode, vendar to pripisuje pomotam, ki so mogo�e v vsakem sistemu.

Gospa Zadnikar iz Biblioteke SAZU je povedala, da je v bazi podatkov WorldCat �e pred uvedbo servisa veliko iskala prek servisa FirstSearch ter da je z mo�nostjo prevzemanja zapisov zadovoljna. Ve�ino gradiva, ki ni v vzajemnem katalogu, lahko s kolegico prevzemata iz te baze podatkov. Najve� je zapisov za angle�ke in nem�ke publikacije, veliko jih je tudi za �e�ke, poljske, mad�arske, �vedske, finske, romunske in ruske, �e najmanj pa je italijanskih. Sama pa ima te�ave z iskanjem zapisov za "posebno" in "drobno" knji�ni�no gradivo iz razli�nih dr�av, predvsem iz akademskih krogov. Teh v bazi podatkov skoraj ni najti. V za�etku je bila s kakovostjo zapisov zadovoljna, odkar pa izvaja zadnjo redakcijo, ugotavlja, da pri prevzetih zapisih ostane kar precej napak. Ugotavlja tudi, da mora biti pri prevzemanju in redigiranju zapisov bolj zbrana kot pri kreiranju novih. Pri zapisih, ki so transliterirani iz ru��ine, ni ve�jih te�av pri transliteriranju v na� �rkopis. Od zapisov, ki jih je prevzela, jih pribli�no 50 odstotkov ni imelo predmetnih oznak, pri nekaterih zapisih pa je teh oznak veliko. Pri vseh teh mora v poljih bloka 6XX popravljati indikatorje, saj �e izpisujejo listke za katalog. Ugotovila je, da v�asih imena v prenesenih zapisih kljub normativni kontroli niso pravilna, kar se dogaja predvsem npr. pri korejskih in kitajskih imenih (kjer �e sicer te�ko dolo�i, kaj je ime in kaj priimek). Moti jo �e, da so v ve�ini osebnih zna�nic pripisane letnice. Kadar gre za letnici rojstva in smrti, ji to �e koristi, kadar pa gre za �ive avtorje (odprta letnica), jo ta letnica moti. Po njenih izku�njah so letnice rojstva pogosto napa�ne (odvisno tudi od strokovnega podro�ja), pri tvorbi zna�nic so koristne le, �e gre za razlikovanje (redko); v bazi podatkov COBIB je za tak vnos iskanje treba prilagoditi in uporabiti kraj�anje z znakom *. Spra�uje, ali naj letnice pri avtorjih bri�e ali pusti, ker so za uporabnike vseeno koristen podatek. Pri imenih jo moti �e, da osebna imena velikokrat niso razvezana, ampak ostanejo v zapisu v obliki za�etnic. Kot pogosto napako je navedla �e vnos korporacij, �eprav na predlogi neka ustanova kot korporacija ni navedena, je pa navedena kot zalo�nik ali npr. univerza, na kateri dela avtor publikacije. Pri nekaj zapisih za uradne publikacije je naletela na >teko�i naslov<, ki ni bil naveden nikjer na publikaciji, zdel pa se ji je prej skraj�ani naslov, saj je bil stvarni naslov publikacije zelo dolg. Vpra�ala je �e, ali je iz originalnega zapisa mogo�e ugotoviti, kdo je kreator zapisa, da bi se na podlagi kreatorjevega renomeja la�e odlo�ali, ali se je na vpisane podatke (predvsem predmetne oznake, za publikacije v npr. kitajskem jeziku) mogo�e zanesti.
Gospa Kani� je pripomnila, da se pri prevzemanju zapisov za �e sicer problemati�ne publikacije pojavlja ve� te�av kot obi�ajno, �e posebej, ko se razlikujejo tudi katalogizacijska pravila. Glede letnic pri imenih avtorjev je povedala, da se bodo letnice uporabile v normativni datoteki, glede za�etnic pa, da se bomo morali navaditi na razli�ne oblike imen, paziti bo treba le, da bodo enotne zna�nice res enotne. Gospa Bre�ar je povedala, da se v formatu USMARC vrsta naslova dolo�a le z indikatorji in je zato mo�no, da je bil v konkretnih zapisih uporabljen napa�en indikator, kar povzro�i konverzijo v napa�no polje formata COMARC. Pojasnila je �e, da je kreatorja zapisa mogo�e razbrati iz podpolja 040a v formatu USMARC, vendar je ta podatek �ifriran in je treba poiskati �ifrant, se pa ta podatek ne prenese v zapis v bazo podatkov COBIB.

Gospod Tr�an dela v Knji�nici Otona �upan�i�a. Povedal je, da se jim zdi mo�nost prevzemanja zapisov zelo koristna, da pa v njihovi knji�nici ne prevzemajo zapisov za vse gradivo, ki ga je treba obdelati. Servis uporabljajo predvsem za tuje leposlovje, zapise pa prevzamejo predvsem takrat, ko gre za problemati�ne publikacije (predvsem avtorstvo, zna�nice), saj so sicer zapisi relativno enostavni in jih kreirajo prej, kot bi popravili prevzeti zapis. Ugotovili so, da pri zapisih za leposlovje ve�krat manjkajo podatki o ponatisih. Bazo podatkov WorldCat zelo pogosto uporabljajo kot referen�no, v kateri preverjajo npr. avtorstvo in vsebinsko obdelavo. Ve�ji sklop zapisov, ki so jih prevzeli, so bili zapisi za stripe za njihovo novo zbirko. Glede predmetnih oznak so se odlo�ili, da jih bri�ejo in dodajo svoje, lokalno uveljavljene.
Gospa Seljak je pripomnila, da s stali��a vzajemne baze podatkov COBIB dolgoro�no ni dobro brisati predmetnih oznak, �e posebej ne tistih, ki imajo kodo sistema LC. S tem se je strinjala tudi gospa Toma�i�, ki je menila, da je zapise treba nadgrajevati, ne pa siroma�iti.

Gospa Tu� iz Teolo�ke knji�nice Maribor je povedala, da je servis zanje zelo dobrodo�el, predvsem zato, ker imajo povsem specifi�no gradivo. Za dolo�eno zbirko publikacij je lahko prevzela zapise za vse publikacije, za druge zbirke pa za okoli 80 odstotkov publikacij. Edini ve�ji problem, ki se je pojavil, je na�in vpisovanja imen svetnikov v polje 600. V�asih ima nekaj te�av tudi z alternativnimi in sekundarnimi avtorji, vpisanimi v polje 702, sicer pa ve�jih problemov ni.
Gospa Toma�i� je dodala, da se problem predmetnih oznak v polju 600 pojavlja tudi pri srednjeve�kih avtorjih. Predlagala je, da se vnos v polju 600 popravi, �e v slovenskem prostoru obstaja enotna oblika imena, sicer pa se ohrani angle�ki vpis. Razvila se je debata o tej temi. Gospa Zadnikar je predlagala, da bi pripravili za�asne smernice za vnos v polje 600, gospod Krstulovi� pa, da bi izdelali splo�na navodila, ki naj vsebujejo opozorila na razlike v katalogizacijskih pravilih, navodila o tem, kateri podatki v zapisu naj se slovenijo, in o tem, kdaj je treba �e posebej paziti. Gospa Kursar Tr�ek je opozorila, da je treba paziti tudi na status zapisa (001a=i), saj nekatere zapise prevzamejo samo za nabavo gradiva (predkatalogizacijski postopek).

• prevzete zapise je treba pred vpisom v COBIB ustrezno dopolniti;

• knji�nicam priporo�amo, da predmetnih oznak - �e posebej tistih, ki imajo oznako sistema LC - ne bri�ejo iz zapisov; dodajo naj jim slovenske predmetne oznake glede na dosedanjo prakso;

• tudi pri vnosu osebnih imen kot predmetnih oznak v polju 600 priporo�amo, da prenesenih polj do nadaljnjega ne bi brisali, polatinjene ali poslovenjene predmetne oznake pa bi dodali v ponovljeno polje 600 brez oznake LC v podpolju 2; zaradi kompleksnosti problematike in odvisnosti od projekta normativne kontrole je to treba dodatno prou�iti;

• da bi racionalizirali uporabo servisa, bo IZUM dopolnil programsko opremo tako, da bosta iskanje in prevzemanje zapisov iz servisa za katalogizacijo Z39.50 mogo�a na osnovi standardne (ISBN) ali identifikacijske �tevilke zapisa; iskanje po drugih kriterijih se bo izvajalo prek servisa FirstSearch, ki bo dostopen neposredno iz programske opreme COBISS/Katalogizacija; pred uvedbo novosti bo IZUM spremljal zasedenost servisa FirstSearch in �e bo servis preve� zaseden, bo ustrezno ukrepal (pove�anje �tevila hkratnih uporabnikov), da do motenj pri delu ne bi prihajalo; o novostih bodo uporabniki pravo�asno obve��eni.

Zapisala:

Anka Rogina 

Maribor, 6. junij 2000