Zapisnik

s sestanka s predstavniki nabavnega oddelka Mariborske knji�nice
(programska oprema COBISS3, V2.0)

Dnevni red:

• Uvod
• Preverjanje postopkov naro�anja po oddelkih
• Kratka predstavitev uporabni�kega vmesnika programske opreme 

Uvodoma se je gospa Re�nik predstavnicama Mariborske knji�nice zahvalila za pripravljenost, da tudi njihova knji�nica sodeluje v delovni skupini za nabavo. Kot novi �lanici je bilo knji�nici posredovano vse gradivo, ki je bilo doslej obravnavano na posvetih delovne skupine.

Gospa Lovrec Jaga�i� in gospa Novak sta povedali, da sta gradivo pregledali in se s sklepi zadnjega posveta 10. in 11. novembra 1999 povsem strinjata. Pohvalili sta tudi dokument Pridobivanje knji�ni�nega gradiva: Analiza stanja (delovno gradivo, potrjeno na posvetu 20.4.1998), da je pripravljen zelo natan�no in sistemati�no, in povedali, da se pridru�ujeta vsem �eljam in zahtevam za nov sistem nabave, ki so zapisane v tem dokumentu.

Nato sta podrobneje predstavili postopke nabave, ki jih izvajajo v njihovi knji�nici - od nabave in razporejanja gradiva po oddelkih in njihovih lokacijah do pla�evanja prejetega gradiva. Bistvenih razlik med postopki, ki jih izvajajo v Mariborski knji�nici in npr. v Knji�nici Otona �upan�i�a, nismo ugotovili. V nadaljevanju podajamo le povzetek nekaterih ugotovitev:

• Gradivo naro�ajo predvsem na osnovi oglednih dobavnic. Ko gradivo z ogledno dobavnico prispe, podatke o njem najprej vpi�ejo v lokalno bibliografsko bazo podatkov. Gradivo lahko nato dobi status naro�eno, �aka na naro�ilo, za�asno zavrnjeno in dokon�no zavrnjeno. �eleli bi imeti pregled nad gradivom vseh omenjenih vrst statusa.  Ker se seveda zgodi, da so v njihovi bibliografski bazi podatkov zapisani tudi podatki o gradivu, ki ga morda ne bodo nabavili, jih moti, ker se tako gradivo vseeno prikazuje v OPAC-u.
  
  Nabavna slu�ba nato na osnovi izbire gradiva iz oglednih dobavnic pripravi predlog za nabavno komisijo na obrazcu, ki ga imenujejo trabant.  Nabavna komisija nato za predlagano gradivo dolo�i �tevilo izvodov za posamezni oddelek in lokacijo v oddelku, podatke  pa dopi�ejo na trabant.  Trabant je v dveh izvodih; en izvod spremlja gradivo skozi vse faze obdelave do razdelitve po oddelkih.
  
  Predlagatelj nabave gradiva je obi�ajno vedno nabavna slu�ba, posebne evidence drugih predlagateljev ne vodijo.

• Ogledne izvode jim prete�no dostavljajo akviziterji. En akviziter obi�ajno zastopa le enega dobavitelja. Naro�ilo v tem primeru naslovijo na dobavitelja in pripi�ejo podatke o akviziterju. Dobavnico obi�ajno izstavi akviziter, na dokumentu pa so tudi podatki o dobavitelju. Ra�une vedno izstavljajo dobavitelji. V primeru reklamacij se obrnejo na akviziterje.

• Gradivo za celotno Mariborsko knji�nico naro�a izklju�no oddelek za nabavo v osrednji knji�nici (tj. Knji�nica Rotov�). Ta oddelek gradivo tudi prejme, obdela in razdeli oddelkom oz. podru�nicam. Nabavni oddelek reklamira tudi vse nedospele in makulaturne izvode.

• Gradiva z drugimi knji�nicami ne zamenjujejo. Pod terminom zamena obravnavajo le zameno za izgubljeno izposojeno gradivo.

• Ker ni sprotnega dotoka podatkov iz ra�unovodstva, v nabavnem oddelku nimajo vpogleda v a�urno stanje nakazil Ministrstva za kulturo in nakazil ob�in, ki financirajo nabavo gradiva za posamezne oddelke. Zaenkrat finan�ni skladi po dolo�enih obdobjih niso natan�no opredeljeni, tudi pregleda nad podatki, iz katerih sredstev je bil financiran neki izvod gradiva v dolo�enem oddelku, nimajo.

• Storno ra�una pojmujejo kot zavrnitev celotnega ra�una. Od dobavitelja terjajo nov ra�un, zavrnjenega pa hranijo. �elijo, da bi program za nabavo omogo�al tudi evidentiranje zavrnjenih ra�unov.

• Dodatne stro�ke obi�ajno predstavljajo le po�tnine, ki jih enakomerno porazdelijo po izvodih vseh postavk na ra�unu in dele� dodajo vrednosti posameznega izvoda.

• Ocenjujejo, da bi bilo njihovo poslovanje la�je, �e bi lahko v sistemu COBISS pripravili izpis primerjave vsega na novo izdanega gradiva, evidentiranega v sistemu COBISS, in zapisov v njihovi lokalni bibliografski bazi podatkov (npr. enkrat letno).

V drugem delu sestanka je gospod Kolari� predstavil delovno verzijo uporabni�kega vmesnika programske opreme COBISS3, V2.0, in segment COBISS3/Nabava, V1.0. Predstavnici Mariborske knji�nice sta bili z mo�nostmi, ki jih ponuja program, zelo zadovoljni, novih, dodatnih zahtev, nista imeli. Upata, da bo program kmalu predan v uporabo, saj ocenjujeta, da jim bo lahko precej olaj�al poslovanje.

Sklepi:

1. Tako kot vse druge �lane delovne skupine za nabavo bo IZUM odslej tudi Mariborsko knji�nico sproti obve��al o poteku razvoja segmenta za nabavo.
2. Mariborska knji�nica bo poslala primere statistik in drugih novih obrazcev.
3. Mariborska knji�nica bo poslala seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljali pri delu v segmentu za nabavo.

Zapisali:
Janko �igart, Miro Kolari� in Jana Re�nik

Maribor, 28.12. 1999