Pogosta vprašanja

V programsko opremo COBISS3 se lahko prijavimo, tako da iz seznama knjižnic na spletni strani COBISS3/Namestitev izberemo svojo knjižnico in kliknemo gumb ali z dvoklikom na bližnjico na namizju (ikona , ki se ustvari po prvi prijavi).

Če ste pozabili geslo ali pa se je geslo zaklenilo, kliknite povezavo Sprememba gesla COBISS. Povezava omogoča dostop do portala Izobraževanje, kjer si lahko po uspešni avtorizaciji spremenite geslo za prijavo v programsko opremo COBISS3 (z izbiro Sprememba gesla COBISS).

V primeru težav pokličite oddelek izobraževanja (tel. 02 2520 379) ali pišite na podpora@izum.si.

Na NUK-ovi spletni strani za Izobraževanje, razvoj in svetovanje (IRIS) so na povezavi https://iris.nuk.uni-lj.si/sl/svetovanje/dejavnost-za-solske-knjiznice objavljena vprašanja z odgovori na temo evidentiranja učnega gradiva v segmentu COBISS3/Zaloga v razredu Evidentiranje učnega gradiva. Vprašanja z odgovori se sproti dopolnjujejo.

Podatke o partnerju lahko zbrišete iz baze podatkov, če partnerja še niste vključili v postopke v segmentih COBISS3/Nabava, COBISS3/Serijske publikacije ali COBISS3/Medknjižnična izposoja ali COBISS3/Elektronski viri.

Če iz različnih razlogov prekinete poslovne stike s partnerjem, oz. podatkov o partnerju več ne potrebujete, označite potrditveno polje "Neaktiven". S tem se onemogoči nadaljnja izbira tega partnerja v vlogah, ki ste mu jih določili (npr. naročnik in dobavitelj v medknjižnični izposoji, dobavitelj monografskih in serijskih publikacij, financer itd.).

Podatke za bazo COLIB.SI lahko urejajo knjižničarji, ki imajo dostop do segmenta COBISS3/Upravljanje aplikacij in dodatno pooblastilo adm_partner.

V segmentu COBISS3/Upravljanje aplikacij v urejevalniku Domača knjižnica lahko urejamo podatke o domači knjižnici za ažuriranje baze podatkov COLIB.SI pod zavihki Splošno, Podrobnosti, Podatki za COLIB (1) in Podatki za COLIB (2). Katere podatke lahko urejamo na posameznem zavihku, je podano v navodilih.

Izberemo metodo Sistem / Nastavitve / Nastavi datum izvajanja postopkov v izposoji, kjer nastavimo datum v preteklosti (postopek).

Pred začetkom postopka je obvezno treba natančno prebrati spodnja navodila in jih dosledno upoštevati, saj je programsko razreševanje nepravilno izvedenega postopka časovno dolgotrajno in ni vselej možno. Če imate pred začetkom postopka še kakšno vprašanje ali zadržek, pokličite Help desk na telefonsko številko 02 2520 333.

Pred prenosom članov v višji letnik najprej preverimo in po potrebi uredimo lokalni šifrant Razred, razrednik (CODE 310). Priporočljivo je, da pred prenosom naredimo zaslonsko sliko okna Pregled pojmov po iskalnem atributu "Oddelek/letnik šole" v iskalniku razreda Član za kasnejše preverjanje uspešnosti prenosa učencev ali dijakov v višji razred ali letnik. Prav tako si pripravimo načrt sprememb (npr. 1a --> 2a ...).

Za programski prenos članov uporabimo metodo Spremeni oddelek šole v razredu Član. Če imamo na osnovi prejšnje izvedbe postopka že shranjeno urejeno tabelo, se odpre okno Tabela je že v pripravi. S klikom na gumb Da to tabelo lahko uporabimo. Odpre se Tabela oddelkov šole, v kateri spremembe vnašamo v stolpcu Po spremembi z izbiro iz spustnega seznama. Ko uredimo tabelo, jo lahko shranimo za naslednje leto s klikom na gumb Shrani. Spremembe potrdimo s klikom na gumb Uporabi. Odpre se okno Izberi seznam članov, v katerem sta označena dva kontrolna seznama. Priporočljivo je, da pripravimo in sproti shranjujemo oba seznama. Ko potrdimo izbiro z gumbom V redu, se odpre okno Sprememba oddelka šole. Postopek sprožimo s klikom na gumb Začni postopek.

V oknu Sprememba oddelka šole se med izvajanjem postopka izpisujejo programska sporočila. Če smo v oknu Izberi seznam članov izbrali pripravo izpisa Seznam članov pred spremembo, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa, kjer je priporočljivo izpis najprej shraniti v formatu PDF (gumb Predogled v PDF) in nato po potrebi izpisati na tiskalnik (gumb Pošlji). Postopek prenosa je končan, ko se v oknu Sprememba oddelka šole izpiše ustrezno sporočilo. Pripravi se tudi izpis Seznam članov po spremembi, če smo ga izbrali v oknu Izberi seznam članov. Tudi v tem primeru je priporočljivo, da izpis najprej shranimo v formatu PDF in ga nato po potrebi natisnemo. Po končanem postopku zapremo okno s klikom na gumb Zapri.

Postopek

Pri izbranem članu na delovnem področju izberemo metodo Objekt / Zbriši podatke o članu (postopek).

V segmentu COBISS3/Izposoja izberemo metodo Časovni parametri v razredu Domača knjižnica. V oknu, ki se odpre, kliknemo na gumb Tabela ter vnesemo dogovorjene vrednosti in jih potrdimo s klikom na gumb V redu (postopek).

Časovni parametri za posamezni oddelek se ne nastavljajo, če vrednosti dejansko niso različne od vrednosti v časovnih parametrih za razred Domača knjižnica.

V segmentu COBISS3/Izposoja poiščemo želeni oddelek v razredu Oddelek in ga naložimo na delovno področje. Pri želenem oddelku nato z desnim klikom miške odpremo priročni meni, v katerem izberemo metodo Časovni parametri. V oknu, ki se odpre, kliknemo na gumb Tabela, vnesemo dogovorjene vrednosti in vnos potrdimo s klikom na gumb V redu (postopek).

V segmentu COBISS3/Izposoja izberemo metodo Gradivo domače knjižnice pri izbranem članu na delovnem področju. Z dvoklikom na datum poteka aktiviramo celico za vnos, vpišemo poljuben datum in s tipko Enter vnos potrdimo (postopek).

Gradivo iz fonda domače knjižnice je treba najprej rezervirati. Rezervirate lahko prosto ali neprosto gradivo in sicer tako, da med podatki o gradivu z zahtevka za MI (v urejevalniku Gradivo) kliknete gumb Katalog, nato v oknu Katalog poiščete in izberete gradivo ter kliknete gumb Rezerviraj. Ob rezervaciji gradiva se v izbrani zahtevek za MI med podatke o gradivu prenesejo bibliografski podatki iz lokalne baze podatkov, med splošne podatke o zahtevku za MI pa se prenese podatek o signaturi gradiva in določi se dobavitelj (domača knjižnica). Med povezavami se pri zahtevku za MI ustvari povezava z dobaviteljem (domačo knjižnico), povezava z bibliografskim zapisom iz lokalne baze podatkov, če ste rezervirali prosto gradivo, pa še povezava s poljem 996/997 iz lokalne baze podatkov o zalogi. Rezervirano prosto gradivo se uvrsti tudi v seznam evidentiranega gradiva domače knjižnice pri naročniku (pogledate ga lahko, če v seznamu objektov, ki so povezani z izbranim naročnikom, odprete mapo Gradivo domače knjižnice).

Ko imate v rokah izvod gradiva, ki ste ga rezervirali, ali ko imate v rokah drugi prosti izvod gradiva, ki ustreza naročenemu gradivu, ga lahko izposodite naročniku. Če internega naročila niste pripravili in izstavili, pri zahtevku za MI, pri katerem ste gradivo rezervirali, izberete metodo Pripravi dobavnico za izposojo gradiva domače knjižnice. Če pa ste po rezervaciji gradiva pripravili in izstavili interno naročilo, pa evidentirate prejemem gradiva (z metodo Naročilo / Vpiši prejem), ga zaključite in pripravite dobavnico (z metodo Prejeto / dobavljeno gradivo / Zaključi prejem in pripravi dobavnico). Preden naročniku pošljete oz. predate gradivo, pripravljeno dobavnico izstavite in jo priložite h gradivu. Z izstavitvijo dobavnice se zbriše rezervacija gradiva in evidentira se medknjižnična izposoja gradiva. V seznamu evidentiranega gradiva domače knjižnice se pri naročniku spremenijo podatki o gradivu – gradivo ni več rezervirano za medknjižnično izposojo, ampak je izposojeno po medknjižnični izposoji (status gradiva je m – izposojeno po MI).

Če naročniku izposojate gradivo domače knjižnice, je inventarna številka izvoda, ki ga izposojate naročniku, obvezen podatek.

Ne. Podpis na omenjenih dokumentih je oblikovan tako, da se izpišejo podatki o osebi, in sicer: ime in primek knjižničarja, ki izpis pripravi in pošlje na destinacije. Pred imenom in priimkom se lahko izpiše naziv, ki označuje izraz za ogovor (npr. g., ga., Miss itd.) ali znanstveni naslov (npr. dr., mag. itd.), za njim pa strokovni naslov, ki označuje višjo ali visoko stopnjo izobrazbe. Če je pri uporabniškem imenu za knjižničarja definirana vloga, ki označuje njegovo delovno mesto ali funkcijo v organizaciji, se izpiše tudi ta. Na dobavnici in obvestilu se pred podatki o knjižničarju izpiše tudi besedilo "Oddelek za medknjižnično izposojo". To besedilo je definirano kot sistemska spremenljivka in ga je mogoče spremeniti (postopek).

Razlogi so lahko sledeči:

• zahtevek za MI ni v ustreznem statusu (določeno gradivo)
• partner, ki ga želite izbrati za dobavitelja, ni vnesen v bazo partnerjev ali pa nima določene vloge dobavitelja v MI
• za dobavitelja želite izbrati domačo knjižnico

Dobavitelja lahko določite, če ste pri zahtevku za MI že vnesli podatke o gradivu (vnesena mora biti vsaj ena od vrednosti pri atributih "Naslov", "Vir - naslov", "Standard/patent", "ISBN" ali "ISSN"). Iz baze podatkov o partnerjih lahko za dobavitelja izberete knjižnico ali drug servis v vlogi dobavitelja v MI, ne morete pa izbrati domače knjižnice. Če boste naročniku želeli dobaviti gradivo iz vaše knjižnice, bo domača knjižnica programsko določena za dobavitelja takoj, ko boste rezervirali gradivo iz lokalne baze podatkov.

Najprej je treba poiskati in izbrati podatke o prejeti enoti gradiva, za katero ste prejem že zaključili, zatem pa izbrati metodo za pripravo dobavnice. Po izbiri metode se odpre okno z dvojnim seznamom. Na desni strani se privzeto izpišejo podatki o izbranem enoti gradiva. Na levi strani se izpišejo podatki še o drugih enotah gradiva, ki jih lahko izberemo. To je so tiste enote gradiva, katerih prejem ste zaključili in jih boste dobavili naročniku na enak način kot izbrano enoto. Tudi te enote gradiva bo plačal isti plačnik. Enote, ki jih želite dodati v dobavnico k že izbrani enoti, označite v seznamu na levi strani in jih prenesete na desno stran. Po izbiri gradiva uredite še preostale podatke za dobavnico in pripravljeno dobavnico shranite (postopek).

Dokler pripravljene dobavnice ne izstavite, lahko nanjo še vedno dodajate gradivo – ali ga z nje odstranjujete -, pri katerem ste že zaključili prejem in ga lahko dobavite naročniku - prejemniku izbrane dobavnice (postopek).

Knjižnica tehniških fakultet opravlja storitve za štiri tehniške fakultete Univerze v Mariboru: Fakulteto za strojništvo, Fakulteto za gradbeništvo, Fakulteto za elektotehniko, računalništvo in informatiko ter Fakulteto za kemijo in kemijsko tehnologijo.

Knjižnico tehniških fakultet vpišete med svoje partnerje na sledeč način: pri "Oznaka" vpišete akronim knjižnice v sistemu COBISS.SI, pri "Ime" naziv univerze in pri "Dodatno ime" naziv knjižnice. Pri podatkih o partnerju vpišete tudi podatke o sedežu knjižnice, številko telefona in faksa, e-naslov ter številčno oznako – siglo knjižnice. Identifikacijske številke za DDV ali davčne številke ne vpišete. Partnerju določite vlogo dobavitelja v medknjižnični izposoji ter Partner lahko ima tudi druge vloge, razen vloge naročnika v medknjižnični izposoji. Vpišete še podatke o kontaktih, ki jih je treba upoštevati na dokumentih v medknjižnični izposoji in pri nabavi gradiva. Vpisan partner – knjižnica naj ima nadrejenega partnerja – univerzo, ki ima vpisano identifikacijsko številko za DDV ali davčno številko. Vlog in podatkov o kontaktih pri univerzi ni treba določati in vpisovati.

Razen teh dveh partnerjev (knjižnice in univerze) vpišete med svoje partnerje tudi članice univerze – fakultete, za katere knjižnica opravlja svoje storitve. Pri posamezni fakulteti vpišete pri "Oznaka" priporočeno oznako ( FS – Fakulteta za strojništvo, FG – Fakulteta za gradbeništvo, FERI – Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in informatiko, FKKT – Fakulteta za kemijo in kemijsko tehnologijo), pri "Ime" naziv univerze in pri "Dodatno ime" naziv fakultete. Vnesete še podatke o sedežu fakultete, številko telefona in faksa ter e-naslov. Pri podatkih o fakulteti ne vpisujte številčne oznake – sigle knjižnice in identifikacijske številke za DDV ali davčne številke. Posamezni fakulteti določite samo vlogo naročnika v medknjižnični izposoji (ne pa tudi dobavitelja v medknjižnični izposoji ali dobavitelja v nabavi). Pri podatkih o kontaktih vpišete podatke o knjižnici, ki jih je treba upoštevati na dokumentih v medknjižnični izposoji in pri nabavi gradiva. Posamezna fakulteta naj ima nadrejenega partnerja – univerzo, ki ima vpisano identifikacijsko številko za DDV ali davčno številko. Vlog in podatkov o kontaktih pri univerzi ni treba določati in vpisovati.

Kadar boste po medknjižnični izposoji naročali gradivo iz Knjižnice tehniških fakultet, izberite za dobavitelja partnerja – knjižnico. Kadar pa boste vi prejeli zahtevek za MI iz Knjižnice tehniških fakultet, pa za naročnika izberite fakulteto, za katero bo knjižnica naročila gradivo (informacija o fakulteti bo razvidna iz opombe).

Da. Na na naročilu je pri bibliografskem opisu predviden tudi izpis signature.

Če na naročilu signature ni, pomeni, da je v knjižnici, iz katere je bilo naročilo poslano, niso vpisali. Knjižnice običajno naročajo gradivo po naslovu; pri tem signatura ni pomembna, saj ne naročajo točno določenega izvoda.

Če se na dobavnici naslov člana ni izpisal, preverite, ali je sploh vpisan in ali je vpisan pravilno.

Na dobavnici je predviden izpis naslova, ki ima v segmentu COBISS3/Izposoja pri "Uporaba" (med podatki o naslovih člana) izbrano vrednost Dobavnica (MI). Če ta vrednost ni določena pri nobenem naslovu, se pri pripravi dobavnice upošteva naslednji vrstni red: stalni naslov, začasni naslov, naslov v službi, naslov skrbnika/pôroka, naslov skrbnika/pôroka in stalni naslov, začasni naslov skrbnika/pôroka, naslov v tujini.

Status prispelo imajo zahtevki za MI, ki se programsko shranijo v bazo podatkov (to so t.i. COBISS3/MI-naročila in COBISS/OPAC-naročila). Brisanje tovrstnih zahtevkov za MI iz baze podatkov ni dovoljeno (ni jih možno zbrisati niti potem, ko jim z obdelavo spremenimo status).

V naročilu lahko izberete le tistega partnerja, ki nastopa v vlogi dobavitelja za nabavo gradiva. Pri vnosu podatkov o partnerju morate po vpisu splošnih podatkov označiti še vlogo, v kateri nastopa partner v odnosu do domače knjižnice. Pri partnerju lahko označite več vlog. Kadar nastopa v vlogi dobavitelja za nabavo gradiva, mu dodelite to vlogo tako, da v urejevalniku Partner označite potrditveno polje "Dobavitelj (N)".

Pri vsakem kontaktu, ki je lahko kontaktna oseba ali kontaktni oddelek, lahko določite tudi segment v programski opremi COBISS3, pri katerem naj se podatki o naslovu kontakta uporabljajo. Če tega ne določite, se na dokumentih izpisujejo podatki iz naslova sedeža partnerja.
Če želite, da se naslov kontaktnega oddelka uporablja pri naslovih naslovnikov na dokumentih v segmentu COBISS3/Nabava, označite v urejevalniku Kontaktni oddelek potrditveno polje "Naslov v izpisih (N)".

Pred izstavitvijo naročila dobavitelju lahko pripravite kontrolni izpis naročila na tiskalnik (z metodo Natisni). Na kontrolnem izpisu naročila se datum naročila ne izpiše.

Datum naročila, ki se izpiše na dokumentu Naročilo, je dejansko datum izstavitve naročila dobavitelju. Ob izstavitvi naročila se kot datum izstavitve programsko zabeleži tekoči datum. Datum izstavitve naročila se na dokumentu Naročilo izpiše šele takrat, ko je naročilo izstavljeno dobavitelju, tj. po izvedbi metode Izstavi in pošlji.

Naročilo lahko preneha veljati iz različnih razlogov:

• nepričakovan prejem gradiva iz zamene, prejem daru, subvencioniranega gradiva ...
• ugotovitev, da kljub reklamiranju dobavitelj gradiva ne pošlje
• prejem obvestila dobavitelja, da gradiva ne more dobaviti

Iz baze podatkov lahko zbrišete le naročilo, ki ga šele pripravljate in ima status evidentirano. Ko naročilo izstavite in ga z metodo Izstavi in pošlji pošljete dobavitelju, dobi naročilo status izstavljeno in ga iz baze podatkov ne morete več zbrisati. Takšno naročilo lahko prekličete v celoti (postopek) ali pa prekličete le posamezne postavke naročila (postopek).

Če prejmete del naročenega gradiva z dobavnico in računom, del pa kot dar, je postopek sledeč:

1. Pri naročilu prekličete v celoti tisti dve postavki, v katerih je opisano gradivo, ki ste ga prejeli kot dar.
2. Na osnovi delno preklicanega naročila pripravite dobavnico, na kateri se programsko pripravijo postavke dobavnice le za tiste postavke naročila, ki jih niste preklicali.
3. Dobavnico uredite in jo zaključite.
4. Na osnovi dobavnice pripravite račun, na katerega se programsko pripravijo iste postavke računa, kot so na dobavnici.
5. Račun uredite, ga zaključite, evidentirajte pošiljanje v računovodstvo in ga označite kot plačanega.
6. Gradivo, ki ste ga prejeli kot dar, zabeležite v razredu Seznam darov.
7. Seznam darov zaključite.

Pri pripravi in pošiljanju vseh izpisov, ki v definicijah nimajo določenih destinacij, se upoštevajo uporabniške destinacije. Tak izpis je npr. osnovni izpis. Pri uporabniških destinacijah je navadno določen tiskalnik ( postopek). Nastavitev velja samo za uporabniško ime.

Ob zaključitvi dobavnice v segmentu COBISS3/Nabava se za vsako od postavk dobavnice v polja 996 prenesejo podatki o prejemu. Takoj zatem lahko izvode inventarizirate in določite signaturo. Podatki o računu in ceni se bodo v polja 996 prenesli ob plačilu računa.

Podatke o izvodih, skladih in odstotkih financiranja vnašamo v tabelo izvodov (v postavki naročila) v postopku priprave naročila. V tabeli izvodov je lahko največ 200 izvodov oz. vrstic. Ena vrstica namreč predstavlja podatke za en izvod.

Priporočilo: Zaradi omejitve pri dolžini bibliografskega zapisa v okolju COBISS2 priporočamo, da naj bo v tabeli izvodov največ 100 vrstic.

Ni nam treba sporočiti namere o izvedbi inventure, morate pa najmanj mesec dni pred začetkom inventure na e-naslov podpora@izum.si poslati zahtevo za rezervacijo brezžičnih čitalnikov ali prenosnih terminalov, če si jih želite izposoditi pri IZUM-u.
Online inventuro izvajate v vaši pravi bazi programske opreme COBISS3. Postopki so opisani v priročniku COBISS3/Zaloga. Pripravili smo tudi Video navodila.
Od decembra 2021 je mogoče inventuro izvajati tudi z aplikacijo mInventura COBISS. Aplikacija je povezana s sistemom COBISS3 in je namenjena pametnim napravam z operacijskim sistemom Android. Aplikacijo si lahko namestite na povezavi. Pripravili smo tudi krajša Navodila za uporabo aplikacije mInventura.

Za programsko opremo COBISS3 je potrebna namestitev priporočene odprtokodne različice Jave oz. dovoljene različice programskega jezika Java za Microsoft Windows ali Linux/Apple Macintosh (v pripravi).

Po posodobitvi programa Java se lahko zaradi različnih okoliščin zgodi, da aplikacija COBISS3 klient ne deluje. Kaj naredimo, ko ne delujejo povezave ali bližnjice COBISS3, je opisano v postopku Težave z aplikacijami COBISS po posodobitvi programa Java.

Seznam tiskalnikov, ki jih podpira programska oprema COBISS.